Порядок приема запросов и выдачи медицинских документов (их копий) и выписок из них
Настоящий Порядок устанавливает следующие требования к организации работы по рассмотрению запросов на предоставления медицинских документов (их копий) и выписок из них в ООО «Медицинская Линия Мицар» (далее - ООО «МЛ Мицар»).
1. Порядок приема и регистрации запросов.
1.1. Запросы в письменной форме могут быть доставлены в учреждение непосредственно заявителем или его законным представителем при личном обращении; почтой по адресу 675028, г. Благовещенск, ул. Воронкова, 26/2; по адресу электронной почты info@mitzar.su; на электронный адрес сайта ООО «МЛ Мицар» mitzar.su в раздел приема обращений граждан.
1.2. Запросы, подаваемые лично заявителем, его законным представителем, оформляются на соответствующем бланке заявления (приложение № 3 и приложение № 4) и регистрируются при наличии документа, удостоверяющего личность и документа, подтверждающего статус законного представителя (опекун недееспособного пациента; попечитель пациента, признанного ограниченно дееспособным; родители на основании свидетельства о рождении; усыновители и попечители несовершеннолетних).
1.3. В случае смерти пациента медицинские документы предоставляются супругу или супруге, близкому родственнику (родители, дети, усыновленные, усыновители, родные братья и родные сестры, внуки, дедушки, бабушки), а при их отсутствии – иным родственникам, и лицам, указанным в ИДС на мед. вмешательство, или законному представителю по их запросу (п. 5 ст. 67 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ, п. 3 постановления Конституционного суда РФ от 13.01.2020 № 1-П). В этом случае близкие родственники должны предоставить свидетельство о смерти пациента и документы, подтверждающие родство – свидетельство о браке, свидетельство о рождении, и др. документы, свой паспорт, а законный представитель - документ, подтверждающий его статус, паспорт и свидетельство о смерти пациента.
Медицинская организация может отказать родственникам и супругам умершего пациента в выдаче мед. данных, если пациент при жизни всем запретил раскрывать сведения о себе, составляющие медицинскую тайну, или конкретному родственнику, или супругу.
1.4. Запрос, присланный по почте, может быть составлен в произвольной форме, но обязательно должен содержать ту же информацию, что указана в стандартном заявлении (приложение № 3 и приложение № 4).
1.5. При поступлении запросов по почте:
проверяется правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;
вскрывается конверт, проверяется наличие в нем текста обращения;
составляется акт в случае отсутствия текста запроса, присутствия в конвертах денежных знаков и ценных бумаг, подарков или отсутствия заявленных документов.
1.6. Запросы подлежат обязательной регистрации администратором в день поступления в ООО «МЛ Мицар» с выдачей копии входящего номера при личном обращении заявителя. Срок отсчитывают с даты регистрации запроса, которую ведет администратор в рабочее время.
1.7. Регистрация запросов осуществляется путем ведения журнала приема запросов и выдачи медицинских документов (их копий) и выписок из них.
1.8. С момента регистрации запросы подлежат рассмотрению в установленные сроки. Запросы аналогичного содержания маркируются номером первичного обращения с пометкой: «Аналогичное». Повторные запросы регистрируются под очередным номером с указанием кратности и дат повторных обращений.
2. Порядок рассмотрения запросов.
2.1. Запросы должны быть рассмотрены не позднее 30 календарных дней с момента регистрации, включая отправление ответа заявителю.
Если запрос поступил от пациента, находящегося на лечении в круглосуточном или дневном стационаре, выдача документов должна быть произведена в течение суток.
Выписка из решения ВК по запросу пациента или его законного представителя должна быть выдана в течение 3-х дней.
В случае отсутствия в запросе необходимых сведений или документов законного представителя ответственное лицо ООО «МЛ Мицар» в течение 14 календарных дней со дня регистрации запроса информирует заявителя о необходимости предоставления недостающей информации.
Запросы, принятые в ходе личного приема граждан, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном порядке. На заявлении делается пометка: «Принято в ходе личного приема».
2.2. Запросы, в которых текст не поддается прочтению, не рассматриваются. В случае, если адресные данные могут быть идентифицированы, заявителю направляется соответствующее сообщение.
Не подлежат рассмотрению запросы, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу работникам учреждения, а также имуществу учреждения.
В случае если в запросе содержатся вопросы, на которые заявителю неоднократно давались ответы, и не приводится новых доводов, руководитель вправе принять решение о прекращении переписки с заявителем, о чем заявитель уведомляется письменно.
2.3. Запросы на предоставления медицинских документов (их копий) и выписок из них в электронной форме должны быть поданы через портал «Госуслуги», ЕСИА «Госуслуги», государственные и региональные информационные системы и подписан заявителем с использованием УКЭП или простой электронной подписи.
2.4. Выдача медицинских документов в электронной форме производится только при наличии технической возможности. Такие документы подписываются усиленными квалифицированными электронными подписями медицинского работника и сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства по выдаче медицинской документации в связи с обращениями граждан.
2.5. Заявителю могут быть предоставлены:
оригиналы,
копии медицинских документов,
выписки из медицинских документов.
Запрещено выдавать оригиналы следующих законодательно установленных медицинских документов (выдаются только копии или выписки):
медицинская карта амбулаторного больного (форма № 025/у);
медицинская карта стационарного больного (форма № 003/у);
2.6. Предоставление заявителю копий медицинских документов и выписок из них на бумажном носителе осуществляется бесплатно в количестве 1 (одного) экземпляра.
2.7. Не предоставляются медицинские документы (копии, выписки из них), уничтоженные в связи с истекшим сроком их хранения.
2.8. Копии медицинских документов, в том числе, любые медицинские документы из МИС «eHistory», полную историю болезни или амбулаторную карту распечатывают на бумажном носителе и на последней странице ставят:
отметку «Копия верна»,
подпись ответственного сотрудника;
его Ф.И.О.,
должность,
дату выдачи копии,
печать ООО «МЛ Мицар».
2.9. Выписку из амбулаторной карты оформляют в произвольной форме на бланке с проставлением углового штампа ООО «МЛ Мицар» с подписью врача, заведующей поликлиникой (зам. главного врача при необходимости), заверяют личной печатью врача и печатью ООО «МЛ Мицар».
3. Порядок выдачи и отправки ответов на запросы.
3.1. Запись о предоставлении пациенту или его законному представителю копий медицинских документов или выписок из них вносят в медицинские документы пациента.
3.2. В целях безопасности запрещено направление медицинских документов на личную электронную почту заявителя, в том числе, по его просьбе для обеспечения конфиденциальности и адресности передачи персональных данных. На указанный электронный адрес можно направлять только письменные ответы и уведомления о возможности получения документов по запросу лично или по почте России.
3.3. Если заявитель просит направить медицинские документы по почте России, их отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении для проверки паспортных данных. Если в письме отправляют конкретные документы, письмо оформляют с описью вложения.
Сообщение считают доставленным в случаях, когда оно поступило адресату, но по независящим от него обстоятельствам не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (п. 1 ст. 165.1 ГК), в том числе, в связи с отказом заявителя получить письмо на почте.
3.4. Выдача медицинских документов лично заявителю или его законному представителю производится только после предъявления документа, удостоверяющего личность, и документа, подтверждающего статус законного представителя. При этом заявитель ставит свою подпись в журнале для подтверждения факта получения медицинской документации.
Заявление пациента на выдачу документов или копий, выписок из них
Заявление законного представителя на выдачу документов или копий, выписок из них